Dążenie do poznania przebiegu procesów w firmie opiera się na zgromadzonych danych, uzyskanych informacjach i wiedzy, a nie wyłącznie na intuicji osób zarządzających.
Skuteczna zmiana organizacji w kierunku takiej, która świadomie i dojrzale korzysta z zarządzania przez fakty, wymaga zagospodarowania 5 obszarów: właściwego gromadzenia i przetwarzania wiarygodnych danych, analizy, co pozwala przetwarzać surowe dane w użyteczne informacje, zarządzania wiedzą, porządkowania podejmowanych decyzji, ustanowienia procedur kontroli doskonalenia.
Skuteczne wdrożenie zarządzania przez fakty to 5 kroków, które zapewniają logiczny cykl działania oraz są gwarantem najlepszych efektów w zarządzaniu procesami.